УТВЕРЖДЕНО
Приказом областного государственного бюджетного учреждения здравоохранения «Бюро судебно-медицинской экспертизы»
от 06.04.2018 № 12-ОД
Политика
в отношении обработки персональных данных и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных в областном государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Бюро судебно-медицинской экспертизы»
- Общие положения
1.1.Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных в областном государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Бюро судебно-медицинской экспертизы» (далее – Политика) разработана на основании пункта 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также иных действующих нормативных правовых актов в области обработки персональных данных.
1.2.Настоящая Политика определяет оператора и субъектов персональных данных, принципы обеспечения безопасности персональных данных, обработку и защиту персональных данных, ответственность в области обработки персональных данных (далее –ПДн) работников и иных субъектов в областном государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Бюро судебно-медицинской экспертизы» (далее — Бюро).
1.3. В Настоящей Политике отражены сведения о реализуемых требованиях по защите персональных данных в Бюро.
1.4. Обработка ПДн в Бюро осуществляется в связи с выполнением Бюро функций, предусмотренных ее учредительными документами, и определяемых Федеральными законами от 31.05.2001 № 73-ФЗ «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации», от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», постановлениями Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», а также иными нормативными правовыми актами в области защиты ПДн.
1.5. Обработка ПДн в Бюро осуществляется в ходе трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, в которых Бюро выступает в качестве работодателя (глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации), в связи с реализацией Бюро своих прав и обязанностей как юридического лица.
1.6.Настоящая Политика утверждается приказом начальника Бюро.
1.7. Бюро имеет право вносить изменения, дополнения в настоящую Политику.
1.8.Настоящая Политика является общедоступным документом и опубликована на официальном сайте Бюро в информационно-телекоммуникационной сети (Интернет).
1.8. Действующая редакция хранится в месте нахождения Бюро по адресу: Еврейская автономная область, г. Биробиджан, Медгородок, д. 26
- Основные понятия и сокращения
2.1. Персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.3. Оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.4. Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
2.5. Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.6. Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных),
2.7. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.8. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.9. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.10. Информационная система персональных данных (ИСПД) — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2.11. Пациент — физическое лицо, в отношении которого проводится медицинская экспертиза.
2.12. Медицинская деятельность — профессиональная деятельность по, проведению медицинских экспертиз, медицинских освидетельствований.
2.13. Врач судебно-медицинский эксперт— врач, на которого возложены функции по организации и непосредственному проведению медицинских экспертиз.
- Оператор и категории субъектов персональных данных в Бюро
3.1. Оператором является областное государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Бюро судебно-медицинской экспертизы».
3.2.Субъектами персональных данных в Бюро являются:
— работники Бюро;
— граждане, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан;
— граждане, персональные данные которых необходимы в целях оказания услуг, в соответствии с Уставом Бюро.
- Принципы обеспечения безопасности персональных данных
4.1. Основной задачей обеспечения безопасности ПДн при их обработке в Бюро является предотвращение несанкционированного доступа к ним третьих лиц, предупреждение преднамеренных программно- технических и иных воздействий с целью хищения ПДн, разрушения (уничтожения) или искажения их в процессе обработки.
4.2. Для обеспечения безопасности ПДнБюро руководствуется следующими принципами:
— законность — защита ПДн основывается на положениях нормативных правовых актов и методических документов уполномоченных государственных органов в области обработки и защиты ПДн;
— системность — обработка ПДн в Бюро осуществляется с учетом всех взаимосвязанных, взаимодействующих и изменяющихся во времени элементов, условий и факторов, значимых для понимания и решения проблемы обеспечения безопасности ПДн;
— комплексность — защита ПДн строится с использованием функциональных возможностей информационных технологий, реализованных в информационных системах Бюро и других имеющихся в Бюро систем и средств защиты;
— непрерывность — защита ПДн обеспечивается на всех этапах их обработки и во всех режимах функционирования систем обработки ПДн, в том числе при проведении ремонтных и регламентных работ;
— своевременность — меры, обеспечивающие надлежащий уровень безопасности ПДн, принимаются до начала их обработки;
— преемственность и непрерывность совершенствования — модернизация и наращивание мер и средств защиты ПДн осуществляется на основании результатов анализа практики обработки ПДн в Бюро с учетом выявления новых способов и средств реализации угроз безопасности ПДн, отечественного и зарубежного опыта в сфере защиты информации;
— персональная ответственность — ответственность за обеспечение безопасности ПДн возлагается на работников в пределах их обязанностей, связанных с обработкой и защитой ПДн;
— минимизация прав доступа — доступ к ПДн предоставляется работникам только в объеме, необходимом для выполнения их должностных обязанностей;
— гибкость — обеспечение выполнения функций защиты ПДн при изменении характеристик функционирования информационных систем персональных данных Бюро, а также объема и состава обрабатываемых ПДн;
— специализация и профессионализм — реализация мер по обеспечению безопасности ПДн осуществляется Работниками, имеющими необходимые квалификацию и опыт;
— непрерывность контроля и оценки — устанавливаются процедуры постоянного контроля использования систем обработки и защиты ПДн, а результаты контроля регулярно анализируются.
4.3. В Организации не производится обработка ПДн, несовместимая с целями их сбора. Если иное не предусмотрено федеральным законом, по окончании обработки ПДн в Организации, в том числе при достижении целей их обработки или утраты необходимости в достижении этих целей, обрабатывавшиеся Организацией ПНд уничтожаются или обезличиваются.
4.4. При обработке ПДн обеспечиваются их точность, достаточность, а при необходимости — и актуальность по отношению к целям обработки. Бюро принимает необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн.
- Обработка персональных данных
5.1. Получение ПДн
5.1.1. Все ПДн следует получать от самого субъекта. Если ПДн субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект уведомляется об этом или от него должно быть получено согласие.
5.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПДн, характере подлежащих получению ПДн, перечне действий с ПДн, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
5.1.3. Документы, содержащие ПДн, создаются путем:
а) копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);
б) внесения сведений в учетные формы;
в) получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).
Порядок доступа субъекта ПДн к его ПДн, обрабатываемым Бюро, определяется в соответствии с федеральным законодательством.
5.2. Обработка ПДн.
5.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:
— с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
— в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей;
— в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).
Доступ Работников к обрабатываемым ПДн осуществляется в соответствии с их должностными обязанностями и требованиями локальных нормативных актов Бюро.
Допущенные к обработке ПДнработники под роспись знакомятся с документами Бюро, устанавливающими порядок обработки ПДн, включая документы, устанавливающие права и обязанности конкретных работников. Бюро производится устранение выявленных нарушений законодательства об обработке и защите ПДн.
5.2.2. Цели обработки ПДн:
— обеспечение организации оказания медицинской помощи населению, а также наиболее полного исполнения обязательств и компетенций в соответствии с Федеральными законами от 31.05.2001 № 73-ФЗ «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации», от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании граждан в Российской Федерации», от 21.11.2011 № 323-Ф3 «Об основах охраны здоровья граждан Российской Федерации», Правилами предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 04.10.2012 № 1006;
— осуществление трудовых отношений;
— осуществление гражданско-правовых отношений.
5.3. Хранение ПДн
5.3.1. ПДн субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
5.3.2. ПДн, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
5.3.3. ПДн субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках (вкладках).
5.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПДн, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
5.3.5. Хранение ПДн в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
5.4. Уничтожение ПДн
5.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПДн, производится путем сожжения, дробления (измельчения). Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
5.4.2. ПДн на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
5.4.3. Уничтожение производится комиссией. Факт уничтожения ПДн подтверждается документально актом об уничтожении носителей, подписанным членами комиссии.
5.5. Передача ПДн
5.5.1. Бюро передает ПДн третьим лицам в следующих случаях:
— субъект выразил свое согласие на такие действия;
— передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
5.5.2. Перечень лиц, которым передаются ПДн Третьи лица, которым передаются ПДн:
— Пенсионный фонд РФ для учета (на законных основаниях);
— Налоговые органы РФ (на законных основаниях);
— Фонд социального страхования (на законных основаниях);
— Территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);
— страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);
— банки для начисления заработной платы (на основании договора);
— судебные и правоохранительные органы в случаях, установленных законодательством; — бюро кредитных историй (с согласия субъекта);
— юридические фирмы, работающие в рамках законодательства РФ, при неисполнении обязательств по договору займа (с согласия субъекта).
- Защита персональных данных
6.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Бюро создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
6.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
6.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами, защиты информации в открытой печати, публикаторской и рекламной деятельности, аналитической работы.
6.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПДн.
6.5. Основными мерами защиты ПДн, используемыми Бюро, являются:
6.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку ПДн, которое осуществляет организацию обработки ПДн, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПДн;
6.5.2. Определение актуальных угроз безопасности ПДн при их обработке в ИСПД, и разработка мер и мероприятий по защите ПДн;
6.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных;
6.5.4. Установление правил доступа к ПДн, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечения регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПДн в ИСПД;
6.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями;
6.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации, учет машинных носителей ПДн, обеспечение их сохранности;
6.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами;
6.5.8. Установление правил доступа к обрабатываемым ПДн, обеспечение регистрации и учета действий, совершаемых с ПДн, а также обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятий мер;
6.5.9. Обучение работников Бюро, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Бюро в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных;
6.5.10. Осуществление внутреннего контроля.
- Основные права субъекта ПДн и обязанности Бюро
7.1. Основные права субъекта ПДн Субъект ПДн имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
— подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
— правовые основания и цели обработки персональных данных;
— цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
— наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
— обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
— сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
— порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
— информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
— наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
— иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ или другими федеральными законами.
Субъект ПДн вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
7.2. Обязанности Бюро:
— при сборе ПДн предоставить информацию об обработке его ПДн;
— в случаях если ПДн были получены не от субъекта ПДн уведомить субъекта;
— при отказе в предоставлении ПДн субъекту разъясняются последствия такого отказа;
— опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПДн, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПДн;
— принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн;
— давать ответы на запросы и обращения субъектов ПДн, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн.
- Нарушение политики и ответственность
8.1. Бюро несет ответственность за обработку и обеспечение безопасности ПДн.
8.2. Работники Бюро, осуществляющие обработку персональных данных, несут ответственность за соблюдение настоящей Политики и иных нормативно-правовых актов по вопросам обработки и обеспечению безопасности ПДн.
8.3. Работник, которому стало известно о нарушении настоящей Политики или который подозревает о существовании такого нарушения, должен сообщить об этом лицу, ответственному за организацию обработки ПДн.
8.4. Лица, признанные виновными в нарушении установленных порядка и процедур обработки и обеспечения безопасности ПДн, могут быть привлечены к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
- Сведения о реализуемых требованиях по защите персональных данных
Бюро принимает все необходимые правовые, организационные и технические меры при обработке ПДн для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним,
9.1. В Бюро реализуются меры по организации обработки и обеспечению безопасности ПДн, обрабатываемых без средств автоматизации:
1) разрабатываются локальные акты по организации обработки и обеспечению безопасности ПДн, обрабатываемых без средств автоматизации;
2) для каждой категории ПДн определены места хранения ПДн (материальных носителей) и установлен перечень лиц, осуществляющих обработку ПДн и имеющих к ним доступ;
3) обеспечено раздельное хранение ПДн (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях;
4) соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность ПДни исключающие несанкционированный к ним доступ при хранении материальных носителей.
9.2. В Бюро реализуются меры по организации обработки и обеспечению безопасности ПДн, обрабатываемых в информационных системах ПДн:
1) определяется уровень защищенности ПДн при их обработке в информационных системах;
2) разрабатываются локальные акты по организации и обеспечению функционирования шифровальных (криптографических) средств, предназначенных для защиты информации, не содержащей сведения, составляющих государственную тайну;
3) выполняются требования по защите ПДн в информационных системах ПДн в соответствии с определенными уровнями защищенности ПДн;
4) применяются необходимые средства защиты информации;
5) осуществляется учет машинных носителей ПДн;
6) осуществляется обнаружение фактов несанкционированного доступа (далее – НСД) к ПДн и принятие необходимых мер;
7) осуществляется восстановление ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие НСД к ним;
8) устанавливаются правила доступа к ПДн, обрабатываемым в ИСПДн, а также обеспечивается регистрация и учет действий, совершаемых с ПДн в ИСПДн, там, где это необходимо.